Apostille คืออะไร | ไทยเริ่มใช้เมื่อไร และเตรียมเอกสารอย่างไร

สถานะไทย: เข้าร่วมแล้วไม่ได้แปลว่าใช้ได้แล้วทันที

HCCH ประกาศว่าไทยฝากภาคยานุวัติสารเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และกำหนดวันมีผลใช้บังคับ 28 กุมภาพันธ์ 2570 กระทรวงการต่างประเทศยืนยันวันเดียวกัน พร้อมอธิบายช่วงเวลาที่รัฐภาคีสามารถคัดค้านการเข้าร่วมได้

ระหว่างช่วงก่อนมีผล อย่าใช้คำโฆษณาว่าเอกสารไทยติดตราเดียวแล้วใช้แทนสถานทูตได้ทันที ให้ตรวจขั้นตอนเดิมกับกรมการกงสุล สถานทูต และหน่วยงานผู้รับ สำหรับการยื่นหลังวันมีผลต้องตรวจประกาศปฏิบัติ หน่วยงานที่มีอำนาจ และสถานะระหว่างสองประเทศอีกครั้ง

Apostille รับรองอะไรตามอนุสัญญา

มาตรา 3 และ 5 กำหนดขอบเขตการรับรองความแท้ของลายมือชื่อ ฐานะของผู้ลงนาม และตราหรือดวงตราบนเอกสารตามที่เกี่ยวข้อง ไม่ได้ตรวจรับรองความจริงของเนื้อหา เช่น ไม่ได้ทำให้ผู้ถือวุฒิได้รับสิทธิ์ประกอบวิชาชีพหรือทำให้หนังสือมอบอำนาจใช้ได้ทุกธุรกรรม

หน่วยงานผู้รับยังอาจตรวจความครบถ้วน อายุเอกสาร คำแปล คุณสมบัติผู้แปล และกฎเฉพาะเรื่อง การมี Apostille จึงไม่ใช่การยกเว้นเงื่อนไขทั้งหมด

Notary, Legalization และ Apostille เลือกอย่างไร

Notary: ตรวจคำรับรองที่ผู้รับขอ เช่น ลายมือชื่อหรือสำเนา ไม่ใช่ตรา Apostille และไม่ใช่การรับรองโดยสถานทูต

Legalization: การรับรองนิติกรณ์ตามช่องทางที่ใช้กับเอกสารนั้น อาจเกี่ยวข้องกับหน่วยงานผู้ออก กรมการกงสุล และสถานทูต ไม่จำเป็นว่าเอกสารทุกฉบับต้องผ่านโนตารีก่อน

Apostille: ใช้เฉพาะเอกสารที่อยู่ในขอบเขตอนุสัญญาและกรณีที่อนุสัญญามีผลระหว่างประเทศเกี่ยวข้อง โดยออกจากหน่วยงานที่มีอำนาจของประเทศต้นทาง ไม่ใช่ขอจากประเทศปลายทางเพื่อรับรองเอกสารของอีกประเทศโดยอัตโนมัติ

เช็กเอกสารมหาชนและข้อยกเว้นก่อนดำเนินการ

มาตรา 1 ครอบคลุมหมวดเอกสารจากศาลหรือเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง เอกสารทางปกครอง เอกสารโนตารี และคำรับรองทางการบนเอกสารเอกชนตามที่ระบุ แต่มีข้อยกเว้นสำหรับเอกสารที่ทำโดยตัวแทนการทูตหรือกงสุล และเอกสารทางปกครองที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการค้าหรือศุลกากร

สูติบัตร ทะเบียนสมรส วุฒิการศึกษา หรือเอกสารบริษัทเป็นตัวอย่างเรื่องที่ลูกค้าอาจต้องสอบถาม ไม่ใช่รายการที่รับ Apostille ได้ทุกฉบับโดยไม่มีเงื่อนไข ต้องตรวจหน่วยงานผู้ออก รูปแบบต้นฉบับและกฎประเทศนั้น

เช็กลิสต์สำหรับเอกสารไทยที่จะใช้ต่างประเทศ

ขอคำตอบจากผู้รับเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเสียค่าใช้จ่าย แล้วเตรียมรายการต่อไปนี้ตามที่ใช้กับงานจริง

• ประเทศและหน่วยงานผู้ออกเอกสาร ประเทศผู้รับ และวัตถุประสงค์ เช่น เรียนต่อ สมรส หรือธุรกรรมบริษัท
• ต้นฉบับหรือสำเนารับรองจากผู้ออกเอกสารตามข้อกำหนด พร้อมเอกสารแนบทุกหน้า
• ชื่อที่สะกดตรงกันในเอกสารและหนังสือเดินทาง รวมเอกสารเปลี่ยนชื่อถ้าจำเป็น
• คำแปลในภาษาที่ผู้รับกำหนดและเงื่อนไขผู้แปล ไม่ถือว่าอังกฤษใช้ได้ทุกกรณี
• แบบฟอร์ม ข้อความคำรับรอง อายุเอกสาร จำนวนชุด และวิธีส่งที่ผู้รับต้องการ
• กรณีมอบหมายให้ยื่นแทน ให้ตรวจหนังสือมอบอำนาจและหลักฐานตัวตนตามคู่มือของหน่วยงาน

ขั้นตอนเตรียมงานในช่วงก่อน 28 กุมภาพันธ์ 2570

1. ยืนยันข้อกำหนดกับหน่วยงานผู้รับและสถานทูตที่เกี่ยวข้อง ระบุว่าเอกสารออกในไทยและจะยื่นเมื่อใด

2. ตรวจเอกสารต้นทาง หากต้องขอฉบับใหม่หรือสำเนารับรองจากผู้ออก ให้จัดการก่อนการแปลและรับรองขั้นต่อไป

3. ตรวจคู่มือกรมการกงสุลที่ตรงกับเอกสาร รวมภาษา แบบคำร้อง การนัดหมาย และข้อกำหนดผู้ยื่น ไม่เพิ่มขั้นตอนโนตารีโดยอัตโนมัติ

4. ดำเนินการรับรองกงสุลและสถานทูตเฉพาะที่กำหนด ตรวจข้อยกเว้นและลำดับกับหน่วยงานนั้น

5. ตรวจชุดเอกสารที่เสร็จแล้วให้ชื่อ วันที่ จำนวนหน้า และคำแปลตรงกัน ก่อนส่งให้ผู้รับ

เอกสารต่างประเทศจะใช้ในไทย ต้องดูประเทศผู้ออก

หากเอกสารออกในต่างประเทศ ให้ตรวจช่องทางรับรองในประเทศนั้นและเงื่อนไขที่หน่วยงานไทยร้องขอ ไม่ใช้ขั้นตอนของเอกสารไทยส่งออกแทนกัน

หลังอนุสัญญามีผลกับไทย ยังต้องตรวจความสัมพันธ์ระหว่างไทยกับประเทศผู้ออก ขอบเขตเอกสารและข้อกำหนดคำแปล ผู้รับในไทยอาจมีเงื่อนไขเพิ่มเติมตามกฎหมายของเรื่องที่ยื่น

ตรวจ Apostille และ e-Apostille อย่างไรโดยไม่หลงเว็บปลอม

มาตรา 7 กำหนดให้หน่วยงานที่มีอำนาจเก็บทะเบียนสำหรับตรวจสอบ การมี e-Register หรือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นอยู่กับระบบที่ประเทศนั้นใช้ ควรเริ่มจากรายชื่อหน่วยงานของ HCCH หรือเว็บไซต์ทางการ ไม่ถือว่า QR code ใด ๆ เป็นหลักฐานเพียงพอ

ตรวจหมายเลข วันที่ ชื่อผู้ลงนามและหน่วยงานให้ตรงกับเอกสารจริง อย่าส่งเอกสารส่วนบุคคลไปยังเว็บไซต์ที่ไม่ทราบผู้ดำเนินการ และอย่าสันนิษฐานว่าไทยเปิดใช้ระบบใดแล้วหากยังไม่มีประกาศทางการรองรับ