Notary Public รับรองเอกสาร | เตรียมอะไร ใช้ต่างประเทศอย่างไร

Notary Public รับรองอะไร และไม่ได้รับรองอะไร

การรับรองลายมือชื่อมุ่งยืนยันการลงนามตามรูปแบบคำรับรอง ส่วนการรับรองสำเนามุ่งเปรียบเทียบสำเนากับต้นฉบับที่นำมาแสดง ไม่ควรตีความว่าตรารับรองยืนยันความจริงของคำกล่าวทุกข้อ หรือทำให้เนื้อหาในสัญญาชอบด้วยกฎหมายโดยอัตโนมัติ

คำว่า Notary Public, notarised copy, certified true copy และ witnessed signature ในรายการเอกสารอาจมีเงื่อนไขต่างกัน หากผู้รับกำหนดให้ใช้กงสุล โนตารีในประเทศใดประเทศหนึ่ง หรือบุคคลที่ระบุไว้โดยเฉพาะ ต้องตรวจเรื่องนี้ก่อนทำคำรับรอง

เลือกงานให้ตรงกับเอกสารที่ต้องยื่น

รายการต่อไปนี้เป็นแนวทางเตรียมคำถาม ไม่ใช่คำรับรองว่าเอกสารทุกชนิดใช้ขั้นตอนเดียวกัน

• รับรองลายมือชื่อ: ขอแบบฟอร์มฉบับล่าสุดและถามว่าผู้ลงนามต้องลงนามต่อหน้าบุคคลประเภทใด อย่าเพิ่งลงชื่อหากยังไม่ทราบเงื่อนไข
• รับรองสำเนา: ถามว่าต้องใช้สำเนาที่ทนายเปรียบเทียบต้นฉบับ หรือสำเนารับรองโดยหน่วยงานผู้ออกเอกสาร
• หนังสือมอบอำนาจ: ตรวจชื่อผู้มอบ ผู้รับมอบ ขอบเขตอำนาจ พยาน และแบบฟอร์มที่ผู้รับยอมรับ
• คำให้การหรือ Affidavit: ตรวจข้อความและรูปแบบการกล่าวคำรับรอง ผู้ให้ถ้อยคำต้องเข้าใจและรับผิดชอบเนื้อหา
• เอกสารบริษัท: ตรวจอำนาจผู้ลงนาม หนังสือรับรองนิติบุคคล มติหรือเอกสารประกอบที่ปลายทางร้องขอ
• คำแปล: ถามภาษา คุณสมบัติผู้แปล และรูปแบบคำรับรองคำแปล ไม่ถือว่าการรับรองสำเนาเท่ากับการรับรองคำแปล

เช็กลิสต์ก่อนพบทนายโนตารี

แจ้งประเทศ หน่วยงานผู้รับ และวัตถุประสงค์การใช้ก่อน เพื่อจัดรายการเอกสารเฉพาะงาน ไม่จำเป็นต้องส่งเลขบัตรหรือสำเนาพาสปอร์ตเต็มฉบับในข้อความแรก

• เอกสารต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรองตามที่ผู้รับกำหนด พร้อมทุกหน้าและเอกสารแนบ
• บัตรประจำตัวหรือหนังสือเดินทางที่ยังใช้ได้สำหรับการตรวจตัวตนตามลักษณะงาน
• แบบฟอร์มและข้อความคำรับรองที่ผู้รับส่งมา รวมถึงอีเมลหรือเว็บไซต์ข้อกำหนด
• ชื่อภาษาไทยและภาษาอังกฤษที่สะกดตรงกัน หากเปลี่ยนชื่อให้เตรียมเอกสารเชื่อมโยง
• กรณีลงนามแทนบริษัทหรือบุคคลอื่น เตรียมหลักฐานอำนาจลงนามตามที่กำหนด
• ข้อมูลกำหนดส่งเอกสาร ภาษา จำนวนชุด และวิธีส่งต้นฉบับที่ผู้รับต้องการ

ขั้นตอนเตรียมและตรวจรับเอกสาร

1. ขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับ ระบุให้ชัดว่ารับรองตัวบุคคล ลายมือชื่อ สำเนา หรือคำแปล

2. ส่งรายการเอกสารและเงื่อนไขเพื่อประเมินงาน นัดสถานที่และยืนยันว่าผู้ลงนามต้องมาด้วยหรือไม่ หากเป็นการรับรองการลงนามต่อหน้า ให้ทำตามคำแนะนำก่อนลงชื่อ

3. นำเอกสารและหลักฐานตัวตนที่ตกลงไว้มาให้ตรวจ ยืนยันข้อความในเอกสารและรายละเอียดคำรับรองก่อนดำเนินการ

4. ตรวจชื่อ เลขอ้างอิง จำนวนหน้า ลายมือชื่อ ตราและวันที่ในชุดที่ได้รับ หากผู้รับต้องการนิติกรณ์หรือสถานทูตต่อ ให้ตรวจเงื่อนไขก่อนจัดส่ง

Notary กับกงสุลและ Apostille ต่างกันอย่างไร

งานโนตารีเป็นคำรับรองตามลักษณะงาน เช่น ลายมือชื่อหรือสำเนา ส่วนนิติกรณ์เอกสารเกี่ยวข้องกับการรับรองโดยหน่วยงานที่มีอำนาจตามกฎที่ใช้กับเอกสารนั้น การต้องผ่านกรมการกงสุลหรือสถานทูตหรือไม่ขึ้นอยู่กับประเทศผู้ออก ประเทศผู้รับ ประเภทเอกสาร และข้อยกเว้นที่เกี่ยวข้อง

ณ วันที่ 8 ตุลาคม 2569 ไทยยื่นภาคยานุวัติสารแล้วเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 แต่อนุสัญญา Apostille จะมีผลใช้บังคับกับไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 จึงไม่ควรถือว่าเอกสารไทยใช้ Apostille แทนการรับรองสถานทูตได้แล้วในช่วงก่อนวันมีผล

Apostille ตามอนุสัญญารับรองความแท้ของลายมือชื่อ ฐานะของผู้ลงนาม และตราหรือดวงตราตามที่ระบุ ไม่ใช่การตัดสินความถูกต้องของเนื้อหา และไม่ยกเว้นข้อกำหนดเรื่องคำแปลหรือเอกสารประกอบของผู้รับ

หาทนายโนตารีใกล้ฉัน: ตรวจอะไรนอกเหนือจากระยะทาง

สอบถามชื่อผู้ทำคำรับรอง หลักฐานการขึ้นทะเบียนและช่องทางตรวจสอบกับสภาทนายความ รวมถึงถามว่ารูปแบบคำรับรองตรงกับที่ผู้รับขอหรือไม่ การมีสถานที่อยู่ใกล้ไม่ใช่หลักฐานว่าเอกสารจะได้รับการยอมรับ

ก่อนเดินทางให้ยืนยันสถานที่นัด ผู้ที่ต้องมาลงนาม รายการต้นฉบับ และวันเวลาทำการโดยตรง ไม่ถือว่าหน้าข้อมูลพื้นที่ทุกหน้าเป็นสำนักงานหรือจุดรับรองที่เปิดให้บริการจริง

ข้อผิดพลาดที่ควรป้องกันก่อนยื่น

อย่าแก้ไขข้อความหรือแยกชุดเอกสารหลังรับรองโดยไม่สอบถาม เพราะคำรับรองอาจอ้างอิงเอกสารและจำนวนหน้าเฉพาะชุด หากผู้รับขอแก้ ต้องพิจารณาว่าต้องจัดทำและรับรองใหม่หรือไม่

• ชื่อภาษาอังกฤษไม่ตรงกับหนังสือเดินทางหรือเอกสารเดิม
• ลงนามไปก่อนทั้งที่แบบฟอร์มกำหนดให้ลงต่อหน้าผู้รับรอง
• นำเฉพาะสำเนามา ทั้งที่งานต้องเปรียบเทียบต้นฉบับ
• ใช้คำรับรองสำเนาแทนคำรับรองลายมือชื่อ หรือใช้ตราโนตารีแทนขั้นตอนกงสุล
• เข้าใจว่าหนังสือมอบอำนาจทุกฉบับใช้แบบเดียวกันโดยไม่ถามธนาคาร ศาล หรือหน่วยงานผู้รับ