ตรวจแหล่งอ้างอิง · ข้อกำหนดของหน่วยงานอาจเปลี่ยนได้ ยืนยันก่อนนัดหรือยื่นเอกสาร
สิ่งที่ควรรู้ก่อนเริ่ม
- Legalization รับรองลายมือชื่อและตรา ไม่ใช่การรับรองความถูกต้องของข้อความ
- ผู้รับต่างประเทศเป็นผู้กำหนดว่าต้องการกรมการกงสุล สถานทูต หรือ Apostille
- เอกสารเอกชนมักต้องผ่านผู้รับรองที่มีอำนาจก่อน เช่น โนตารีหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- หน้านี้ไม่แสดงค่าธรรมเนียมรัฐ เพราะยังเปิดหน้าค่าธรรมเนียมทางการแบบอ่านเนื้อหาไม่ได้ ให้ตรวจจากกรมการกงสุลก่อนยื่น
กรมการกงสุลรับรองอะไร
เจ้าหน้าที่ตรวจลายมือชื่อหรือตราของเจ้าหน้าที่ผู้ออกเอกสารกับตัวอย่างที่มีในระบบ ถ้าตรงกันจึงประทับรับรอง เอกสารที่ผู้ออกไม่ได้แจ้งตัวอย่างลายมือชื่อไว้ อาจต้องให้หน่วยงานต้นทางรับรองก่อน
การรับรองไม่ได้ทำให้ข้อความในเอกสารถูกต้องหรือเป็นปัจจุบันขึ้น หากชื่อสะกดผิดหรือข้อมูลล้าสมัย ต้องแก้ที่หน่วยงานผู้ออกก่อน
Legalization ต่างจาก Apostille อย่างไร
ก่อน 28 กุมภาพันธ์ 2570 เอกสารไทยที่ใช้ต่างประเทศโดยทั่วไปใช้ระบบรับรองหลายชั้น เช่น กรมการกงสุลแล้วต่อด้วยสถานทูตประเทศปลายทาง
ตามประกาศ HCCH ไทยยื่นภาคยานุวัติ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญามีผลกับไทย 28 กุมภาพันธ์ 2570 หลังวันนั้น ประเทศภาคีที่ไม่คัดค้านอาจรับ Apostille แทนการรับรองหลายชั้น ประเทศที่ไม่ใช่ภาคียังใช้ legalization ต่อไป
ถามผู้รับ 4 ข้อก่อนเริ่ม
คำตอบของผู้รับสำคัญกว่าคำแนะนำทั่วไป ควรได้คำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรถ้าทำได้
- ต้องการต้นฉบับ สำเนารับรอง หรือฉบับคัดใหม่ และอายุเอกสารไม่เกินกี่เดือน
- ต้องแปลไหม แปลเป็นภาษาใด และต้องรับรองคำแปลด้วยหรือไม่
- ต้องการรับรองที่กรมการกงสุลอย่างเดียว ต่อด้วยสถานทูต หรือ Apostille
- รับเอกสารที่รับรองในไทย หรือต้องการให้ทำผ่านสถานทูตไทยในต่างประเทศ
เอกสารที่ต้องเตรียมโดยทั่วไป
เมนูทางการของกรมการกงสุลแยกหัวข้อขั้นตอนการรับรอง เอกสารที่ต้องเตรียม แบบฟอร์มคำร้อง และการรับรองเอกสารของหน่วยงานต่าง ๆ ใช้รายการนี้เพื่อเตรียมสอบถาม ไม่ใช่รายการแทนประกาศทางการ
- ต้นฉบับเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานผู้มีอำนาจ
- คำแปลตามแบบที่ผู้รับกำหนด ถ้ามี
- แบบฟอร์มคำร้องขอรับรองเอกสารของกรมการกงสุล
- หลักฐานตัวตนของผู้ยื่น และหนังสือมอบอำนาจหากยื่นแทน
- สำเนาตามจำนวนที่ระบุในคู่มือหรือที่เจ้าหน้าที่แจ้ง
เอกสารราชการกับเอกสารเอกชน
เอกสารราชการ เช่น ทะเบียนสมรสหรือสูติบัตร มีผู้ออกเป็นหน่วยงานรัฐ กรมการกงสุลจึงตรวจลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ผู้ออกได้
เอกสารเอกชน เช่น หนังสือมอบอำนาจหรือสัญญา ไม่มีเจ้าหน้าที่รัฐเป็นผู้ออก มักต้องให้ผู้รับรองที่มีอำนาจรับรองลายมือชื่อก่อน หรือใช้เอกสารประกอบจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ให้ตรวจกับเจ้าหน้าที่ก่อนเตรียม
ยื่นด้วยตนเองหรือทางไปรษณีย์
กรมการกงสุลมีเมนูสถานที่ให้บริการรับรองเอกสาร และบริการรับรองเอกสารทางไปรษณีย์ ตรวจเงื่อนไข สถานที่ และวันให้บริการล่าสุดจากหน้าทางการก่อนเดินทางหรือส่งเอกสาร
บริษัทช่วยตรวจเอกสาร เตรียมคำแปลและคำร้อง และประสานยื่นตามขอบเขตที่ตกลง ไม่ใช่หน่วยงานรัฐ และไม่กำหนดผลการรับรอง
ตัวอย่างสมมติ ไม่ใช่ผลงานบริษัท
ผู้ที่จะใช้ใบสำคัญการสมรสในประเทศที่ไม่ใช่ภาคี Apostille ควรแปลเอกสาร ยื่นรับรองกรมการกงสุล แล้วถามสถานทูตประเทศนั้นว่าต้องรับรองต่อหรือไม่
ผู้ที่จะใช้เอกสารเดียวกันในประเทศภาคีหลัง 28 กุมภาพันธ์ 2570 ควรถามผู้รับว่ารับ Apostille แล้วหรือยัง ไม่ควรสันนิษฐานจากวันที่อนุสัญญามีผลเพียงอย่างเดียว
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
แหล่งอ้างอิงและข้อจำกัดของข้อมูล
- กรมการกงสุล: รับรองนิติกรณ์เอกสาร
เปิดได้ 9 ต.ค. 2569 แต่เนื้อหาโหลดด้วยสคริปต์ ตรวจได้เฉพาะหัวข้อเมนู เช่น ขั้นตอน เอกสารที่ต้องเตรียม และบริการทางไปรษณีย์
- HCCH: Apostille Convention status table
ไทยยื่น 30 มิ.ย. 2569 มีผล 28 ก.พ. 2570 (ตรวจแล้วในรอบก่อน)
- HCCH: Apostille Section
ขอบเขตของ Apostille และการคัดค้านระหว่างภาคี
ติดต่อเจ้าหน้าที่เพื่อขอใบเสนอราคา
แจ้งชนิดเอกสาร ผู้ออก ประเทศและหน่วยงานผู้รับ และขั้นที่ผู้รับกำหนด เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจขอบเขตก่อนขอใบเสนอราคา