ตรวจแหล่งอ้างอิง · ข้อกำหนดของหน่วยงานอาจเปลี่ยนได้ ยืนยันก่อนนัดหรือยื่นเอกสาร
สิ่งที่ควรรู้ก่อนเริ่ม
- การรับรองนิติกรณ์มีสองชั้น: กรมการกงสุล (ไทย) แล้วต่อด้วยสถานทูตของประเทศปลายทาง
- ไทยยื่นภาคยานุวัติสารอนุสัญญา Apostille เมื่อ 30 มิ.ย. 2569 แต่จะมีผลกับไทยวันที่ 28 ก.พ. 2570 — ก่อนหน้านั้นยังต้องรับรองแบบเดิม
- หลังอนุสัญญามีผล Apostille ใช้ได้เฉพาะประเทศที่เป็นภาคี ประเทศที่ไม่เป็นภาคียังต้องผ่านสถานทูต
- เอกสารภาษาไทยส่วนใหญ่ต้องแปลและรับรองคำแปลก่อนเข้าขั้นตอนรับรองนิติกรณ์ ขึ้นกับข้อกำหนดปลายทาง
- หน่วยงานปลายทางเป็นผู้ตัดสินขั้นสุดท้ายว่ายอมรับเอกสารหรือไม่ ให้ขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่ม
- บริษัทไม่รับประกันผลการอนุมัติ การยอมรับเอกสารของหน่วยงานปลายทาง หรือระยะเวลาดำเนินการของหน่วยงานรัฐ
การรับรองนิติกรณ์ (Legalization) คืออะไร และทำไมต้องมีสองชั้น
เมื่อเอกสารราชการไทย เช่น ทะเบียนสมรส สูติบัตร หนังสือรับรองบริษัท หรือคำพิพากษาศาล จะนำไปใช้ในต่างประเทศ หน่วยงานปลายทางไม่สามารถตรวจสอบลายมือชื่อและตราประทับของหน่วยงานไทยได้โดยตรง ระบบการรับรองนิติกรณ์จึงสร้าง "ห่วงโซ่การรับรอง" ที่หน่วยงานแต่ละชั้นรับรองลายมือชื่อของชั้นก่อนหน้า
ชั้นแรกคือกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศของไทย ซึ่งรับรองว่าลายมือชื่อและตราของหน่วยงานไทยที่ออกเอกสารเป็นของจริง ชั้นที่สองคือสถานทูตของประเทศปลายทางที่ตั้งอยู่ในกรุงเทพฯ ซึ่งรับรองตราของกระทรวงการต่างประเทศไทยอีกทอด เพื่อให้เอกสารมีผลใช้ในประเทศนั้น
ห่วงโซ่นี้ใช้กับเอกสารต่างประเทศที่จะมาใช้ในไทยในลักษณะกลับกัน กล่าวคือเอกสารต่างประเทศต้องผ่านการรับรองจากหน่วยงานของประเทศต้นทางและสถานทูตไทยประจำประเทศนั้น ก่อนหน่วยงานไทยจะยอมรับ
สถานะอนุสัญญา Apostille ของไทย: ยื่นแล้ว แต่ยังไม่มีผล
ตามประกาศของ HCCH (Hague Conference on Private International Law) ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ว่าด้วยการยกเลิกข้อกำหนดการรับรองนิติกรณ์สำหรับเอกสารสาธารณะต่างประเทศ เมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 ทำให้อนุสัญญามีภาคี 130 ประเทศ
อย่างไรก็ตาม อนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนวันดังกล่าวเอกสารไทยที่จะใช้ต่างประเทศยังต้องผ่านการรับรองนิติกรณ์แบบเดิมทุกขั้นตอน รวมถึงขั้นตอนสถานทูต
หลังอนุสัญญามีผล เอกสารระหว่างไทยกับประเทศภาคีอื่นจะใช้ Apostille ตราเดียวแทนห่วงโซ่สถานทูตได้ แต่ประเทศที่ไม่เป็นภาคียังคงต้องรับรองผ่านสถานทูตตามเดิม และควรตรวจตารางสถานะของ HCCH เป็นรายประเทศ เพราะบางประเทศอาจคัดค้านการเข้าเป็นภาคีของไทย
เอกสารประเภทใดเข้าขั้นตอนนี้บ้าง
เอกสารทะเบียนราษฎร์ เช่น สูติบัตร ทะเบียนสมรส ทะเบียนหย่า ใบเปลี่ยนชื่อ และมรณบัตร มักถูกเรียกเมื่อทำเรื่องสมรส สัญชาติ หรือมรดกในต่างประเทศ
เอกสารการศึกษา เช่น ปริญญาบัตรและระเบียนผลการเรียน สำหรับเรียนต่อหรือสมัครงานต่างประเทศ เอกสารธุรกิจ เช่น หนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น และหนังสือมอบอำนาจ สำหรับเปิดสาขาหรือทำสัญญาในต่างประเทศ
เอกสารจากศาลและหน่วยงานรัฐอื่น เช่น คำพิพากษา หนังสือรับรองประวัติอาชญากรรม และใบประกอบวิชาชีพ แต่ละประเภทอาจมีหน่วยงานต้นทางและข้อกำหนดเบื้องต้นต่างกัน เช่น เอกสารบางชนิดต้องได้รับการรับรองจากหน่วยงานเจ้าของเรื่องก่อนถึงกรมการกงสุล
บทบาทของการแปลในห่วงโซ่การรับรอง
เอกสารภาษาไทยส่วนใหญ่ต้องแปลเป็นภาษาของประเทศปลายทางหรือภาษาอังกฤษก่อน โดยหน่วยงานปลายทางหรือสถานทูตมักกำหนดว่าคำแปลต้องรับรองด้วยวิธีใด บางแห่งยอมรับคำแปลรับรองของนักแปล บางแห่งเรียกการรับรองคำแปลจากหน่วยงานเฉพาะ
ลำดับขั้นตอนมีความสำคัญ: บางกรณีต้องแปลก่อนรับรองที่กรมการกงสุล บางกรณีรับรองต้นฉบับก่อนแล้วค่อยแปล การทำผิดลำดับอาจทำให้ต้องเริ่มใหม่ทั้งห่วงโซ่
เพราะข้อกำหนดแตกต่างกันรายประเทศและรายหน่วยงาน จึงควรขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากหน่วยงานปลายทางก่อนสั่งแปลหรือยื่นรับรองทุกครั้ง
ข้อจำกัดและสิ่งที่การรับรองไม่ได้รับประกัน
การรับรองนิติกรณ์เป็นการรับรองลายมือชื่อและตราประทับ ไม่ใช่การรับรองว่าเนื้อหาในเอกสารถูกต้องตามกฎหมายของประเทศปลายทาง หน่วยงานปลายทางยังมีอำนาจตีกลับเอกสารจากเหตุผลอื่น เช่น เอกสารหมดอายุตามเกณฑ์ของตน หรือรูปแบบไม่ตรงข้อกำหนด
ไม่มีกรอบเวลาเดียวที่รับประกันได้ทุกงาน ระยะเวลาขึ้นกับประเภทเอกสาร ปริมาณงานของหน่วยงานรัฐในแต่ละช่วง ตารางนัดของสถานทูตแต่ละแห่ง และการจัดส่งเอกสารระหว่างประเทศ
สถานทูตบางแห่งไม่มีสำนักงานในกรุงเทพฯ เอกสารอาจต้องส่งไปรับรองที่สถานทูตในประเทศที่สาม ซึ่งเพิ่มทั้งเวลาและขั้นตอนการจัดส่ง
วิธีเตรียมตัวก่อนเริ่มขั้นตอน
ระบุให้ชัดว่าเอกสารจะยื่นหน่วยงานใด ประเทศใด และเพื่อวัตถุประสงค์ใด แล้วขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากหน่วยงานนั้น รวมถึงคำถามว่ายอมรับ Apostille หรือเรียกการรับรองผ่านสถานทูต
ตรวจว่าเอกสารต้นฉบับเป็นฉบับปัจจุบันตามเกณฑ์ของปลายทางหรือไม่ หน่วยงานหลายแห่งกำหนดอายุเอกสาร เช่น ทะเบียนสมรสต้องออกไม่เกินกี่เดือน การตรวจล่วงหน้าช่วยลดโอกาสถูกตีกลับ
เตรียมสำเนาและรูปถ่ายเอกสารทุกฉบับก่อนส่งต้นฉบับเข้าขั้นตอน เพราะบางขั้นตอนเอกสารต้นฉบับจะถูกประทับตราและส่งต่อโดยไม่มีสำเนาให้
ขั้นตอนเมื่อใช้บริการประสานงานกับเรา
เริ่มจากแจ้งประเภทเอกสาร ประเทศปลายทาง และหน่วยงานผู้รับผ่านโทรศัพท์หรือ LINE เจ้าหน้าที่จะช่วยแยกว่างานของคุณต้องผ่านขั้นตอนใดบ้างในสถานะปัจจุบัน และขั้นตอนใดจะเปลี่ยนไปหลังอนุสัญญา Apostille มีผลกับไทย
เราประสานงานแต่ละชั้นตามลำดับที่ถูกต้อง ตั้งแต่การแปลและรับรองคำแปล การยื่นกรมการกงสุล ไปจนถึงการนัดและยื่นสถานทูตปลายทาง พร้อมสรุปขั้นตอนให้เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงาน ระยะเวลาขึ้นกับหน่วยงานรัฐและสถานทูตแต่ละแห่ง ไม่มีกรอบเวลาเดียวที่รับประกันได้ทุกงาน
ค่าบริการไม่ได้ประกาศเป็นตารางกลาง เพราะแตกต่างตามประเภทเอกสาร จำนวนชั้นการรับรอง ประเทศปลายทาง และค่าจัดส่ง ติดต่อเจ้าหน้าที่เพื่อขอใบเสนอราคารายงาน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
แหล่งอ้างอิงและข้อจำกัดของข้อมูล
- HCCH: Thailand accedes to the 1961 Apostille Convention
อ่านตรง 10 ต.ค. 2569: ไทยยื่นภาคยานุวัติสาร 30 มิ.ย. 2569 มีผลกับไทย 28 ก.พ. 2570 อนุสัญญามีภาคี 130 ประเทศ
- HCCH: ตารางสถานะอนุสัญญา Apostille
ใช้ตรวจรายประเทศว่าเป็นภาคีและวันมีผลใช้บังคับ รวมถึงการคัดค้านการเข้าเป็นภาคี
- กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (consular.mfa.go.th)
หน่วยงานรับรองนิติกรณ์เอกสารไทย รายละเอียดค่าธรรมเนียมและเวลาทำการตรวจจากประกาศปัจจุบันของกรมโดยตรง
ติดต่อเจ้าหน้าที่เพื่อขอใบเสนอราคา
แจ้งประเภทเอกสาร ประเทศปลายทาง และหน่วยงานผู้รับ เจ้าหน้าที่จะช่วยวางลำดับขั้นตอนรับรองที่ถูกต้อง พร้อมออกใบเสนอราคารายงาน