รับรองเอกสารที่สถานทูตต่างประเทศในไทย: ลำดับขั้น เอกสาร และสิ่งที่ต้องถามก่อนยื่น

สถานทูตรับรองอะไร

ในระบบรับรองหลายชั้น เจ้าหน้าที่สถานทูตตรวจตราและลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่กรมการกงสุลบนเอกสาร แล้วประทับรับรองให้หน่วยงานในประเทศของตนเชื่อถือได้

สถานทูตไม่ได้ตรวจสอบหรือแก้ไขข้อความในเอกสาร ถ้าข้อมูลผิดต้องแก้ที่หน่วยงานผู้ออกก่อนเริ่มรับรองใหม่

ลำดับขั้นที่พบบ่อย

ลำดับนี้ใช้เตรียมสอบถาม บางประเทศหรือบางเอกสารอาจกำหนดต่างออกไป

• 1. ได้ต้นฉบับหรือฉบับคัดจากหน่วยงานผู้ออก และตรวจชื่อสะกดตามพาสปอร์ต
• 2. แปลตามภาษาที่ผู้รับหรือสถานทูตกำหนด
• 3. ยื่นรับรองที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
• 4. ยื่นรับรองต่อที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางในไทย ตามการนัดหมายที่สถานทูตกำหนด

Apostille ใช้แทนสถานทูตได้เมื่อไร

ตามตารางสถานะของ HCCH อนุสัญญา Apostille มีผลกับไทย 28 กุมภาพันธ์ 2570 ระหว่างไทยกับประเทศภาคีที่ไม่คัดค้าน Apostille ฉบับเดียวอาจใช้แทนการรับรองหลายชั้นได้

ประเทศที่ไม่ใช่ภาคี หรือภาคีที่คัดค้านการภาคยานุวัติของไทย ยังใช้ขั้นสถานทูต ก่อนวันมีผลก็ยังใช้ระบบเดิม ให้ผู้รับยืนยันก่อนเลือกวิธี

ข้อที่ต้องตรวจบนเว็บไซต์สถานทูต

สถานทูตแต่ละแห่งประกาศเงื่อนไขเอง และอาจเปลี่ยนโดยไม่แจ้งล่วงหน้า

• รับรองเอกสารประเภทนี้หรือไม่ และรับเฉพาะเอกสารบางประเภทหรือไม่
• ต้องนัดหมายล่วงหน้า ยื่นด้วยตนเอง หรือให้ผู้อื่นยื่นแทนได้
• ต้องแปลเป็นภาษาของประเทศนั้นหรือรับภาษาอังกฤษ และต้องให้ผู้แปลที่สถานทูตรับรองหรือไม่
• ค่าธรรมเนียม วิธีชำระ และวันรับเอกสารคืนตามประกาศของสถานทูต
• เอกสารแสดงตัวตนและสำเนาที่ต้องแนบ

เอกสารเอกชนและเอกสารบริษัท

หนังสือมอบอำนาจ สัญญา หรือหนังสือรับรองบริษัท ต้องผ่านขั้นก่อนหน้าให้ครบก่อน เช่น การรับรองลายมือชื่อโดยผู้มีอำนาจ หรือหนังสือรับรองที่ออกโดยหน่วยงานรัฐ แล้วจึงเข้ากรมการกงสุลและสถานทูต

สถานทูตบางแห่งอาจขอเอกสารประกอบเพิ่ม เช่น หลักฐานอำนาจลงนามของผู้แทนบริษัท ให้ตรวจก่อนลงนามเอกสาร

บทบาทของบริษัท

บริษัทช่วยตรวจลำดับขั้น เตรียมคำแปล คำร้อง และประสานการยื่นตามขอบเขตที่ตกลง บริษัทไม่ใช่สถานทูตหรือหน่วยงานรัฐ ไม่ได้เป็นตัวแทนอย่างเป็นทางการของสถานทูตใด และไม่กำหนดผลการรับรองหรือวันเสร็จ

ตัวอย่างสมมติ ไม่ใช่ผลงานบริษัท

ผู้ที่ต้องใช้หนังสือรับรองการศึกษาในประเทศที่ยังไม่ใช่ภาคี Apostille ควรถามมหาวิทยาลัยปลายทางว่าต้องแปลหรือไม่ รับรองที่กรมการกงสุล แล้วนัดสถานทูตประเทศนั้นในไทยตามประกาศล่าสุด

ถ้าประเทศปลายทางเป็นภาคีและผู้รับยืนยันว่ารับ Apostille หลังวันมีผลแล้ว อาจไม่ต้องนัดสถานทูต แต่ควรเก็บคำยืนยันของผู้รับไว้