รับรองหนังสือรับรองบริษัทไทยเพื่อใช้ต่างประเทศ: แปล โนตารี กรมการกงสุล หรือ Apostille

เอกสารบริษัทไทยแยกเป็นสองกลุ่ม

กลุ่มแรกคือเอกสารที่หน่วยงานรัฐออก เช่น หนังสือรับรองนิติบุคคลและสำเนาเอกสารทะเบียนที่ DBD รับรอง กลุ่มที่สองคือเอกสารที่บริษัทจัดทำและลงนามเอง เช่น มติที่ประชุม หนังสือมอบอำนาจ และหนังสือยืนยันข้อมูลบริษัท

สองกลุ่มนี้มีขั้นรับรองต่างกัน การปะปนเอกสารสองกลุ่มในชุดเดียวโดยไม่ตรวจก่อนเป็นสาเหตุที่พบบ่อยของการต้องยื่นใหม่

ขอฉบับใดจาก DBD

DBD ให้บริการขอหนังสือรับรองและสำเนาเอกสารทะเบียนทั้งที่สำนักงานและผ่านบริการออนไลน์ของกรม ให้ตรวจกับผู้รับว่ารับฉบับอิเล็กทรอนิกส์หรือต้องการฉบับกระดาษที่มีลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ เพราะส่งผลต่อการรับรองต่อที่กรมการกงสุล

ถ้าผู้รับต้องการภาษาอังกฤษ ให้ถามว่ารับฉบับภาษาอังกฤษที่หน่วยงานออก หรือต้องการคำแปลจากฉบับภาษาไทย

ลำดับที่พบบ่อยสำหรับหนังสือรับรองบริษัท

ลำดับนี้ใช้เตรียมสอบถาม ไม่ใช่ข้อกำหนดของทุกประเทศ

• 1. ขอหนังสือรับรองฉบับคัดใหม่จาก DBD
• 2. แปลตามภาษาที่ผู้รับกำหนด ถ้าจำเป็น
• 3. รับรองที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
• 4. รับรองต่อที่สถานทูตประเทศปลายทาง หรือใช้ Apostille หลัง 28 ก.พ. 2570 ถ้าผู้รับยอมรับ

เอกสารที่บริษัทลงนามเอง

มติกรรมการหรือหนังสือมอบอำนาจไม่มีลายมือชื่อเจ้าหน้าที่รัฐ ผู้รับต่างประเทศมักขอให้รับรองลายมือชื่อกรรมการก่อน เช่น ผ่านผู้รับรองที่มีอำนาจ แล้วจึงรับรองต่อตามที่ผู้รับกำหนด

ตรวจว่ากรรมการที่ลงนามมีอำนาจตามที่ระบุในหนังสือรับรอง เช่น ต้องลงนามร่วมกันกี่คนและต้องประทับตราบริษัทหรือไม่

เช็กลิสต์ก่อนส่งเอกสาร

เตรียมข้อมูลเหล่านี้ให้เจ้าหน้าที่ตรวจก่อน

• ชื่อประเทศ หน่วยงานผู้รับ และวัตถุประสงค์ เช่น เปิดบัญชี จดทะเบียนสาขา หรือยื่นประมูล
• อายุเอกสารสูงสุดที่ผู้รับยอมรับ
• ภาษาและรูปแบบคำแปลที่ผู้รับต้องการ
• ชื่อและอำนาจลงนามของกรรมการตามหนังสือรับรองฉบับล่าสุด
• หลักฐานตัวตนของกรรมการผู้ลงนามเอกสารบริษัท

บทบาทของบริษัท

บริษัทช่วยตรวจชุดเอกสาร แยกเอกสารราชการกับเอกสารเอกชน เตรียมคำแปล และประสานขั้นรับรองตามขอบเขตที่ตกลง บริษัทไม่ใช่ DBD กรมการกงสุล หรือสถานทูต และไม่รับประกันว่าผู้รับจะยอมรับเอกสาร

ตัวอย่างสมมติ ไม่ใช่ผลงานบริษัท

บริษัทไทยที่จะเปิดบัญชีธนาคารในต่างประเทศ ถูกขอหนังสือรับรองอายุไม่เกินสามเดือนและมติกรรมการ ควรขอหนังสือรับรองใหม่ แปลและรับรองตามลำดับ ส่วนมติกรรมการให้ตรวจผู้ลงนามกับหนังสือรับรอง แล้วรับรองลายมือชื่อก่อนรับรองต่อ