รับรองสำเนาเอกสาร (Certified True Copy): ใช้เมื่อไร เตรียมอะไร และต่างจากการรับรองลายมือชื่ออย่างไร

Certified True Copy คืออะไร — คือการรับรองว่าสำเนาเอกสารตรงกับต้นฉบับที่ผู้รับรองได้ตรวจเห็นด้วยตนเอง ในไทยงานลักษณะนี้มักทำโดยทนายความที่ขึ้นทะเบียนเป็นผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารกับสภาทนายความ การรับรองยืนยันเพียงความตรงกันของสำเนากับต้นฉบับ ไม่ได้ยืนยันว่าข้อความในต้นฉบับถูกต้อง หรือว่าต้นฉบับออกโดยหน่วยงานนั้นจริง

ใช้เมื่อไร — หน่วยงานต่างประเทศ ธนาคาร มหาวิทยาลัย หรือหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองบางแห่งขอสำเนารับรองแทนการส่งต้นฉบับ เช่น หน้าข้อมูลหนังสือเดินทาง ปริญญาบัตร ทรานสคริปต์ หรือหนังสือรับรองบริษัท แต่ละหน่วยงานกำหนดผู้รับรองที่ยอมรับไม่เหมือนกัน บางแห่งรับเฉพาะผู้รับรองในประเทศของตน บางแห่งต้องการข้อความรับรองตามแบบที่กำหนด จึงควรขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรก่อน

สิ่งที่ต้องนำมา — (1) ต้นฉบับเอกสาร ผู้รับรองต้องเห็นต้นฉบับ จะรับรองสำเนาจากสำเนาไม่ได้ (2) สำเนาที่ชัดเจนครบทุกหน้าที่ต้องการ ไม่ตัดขอบหรือตราประทับ (3) เอกสารแสดงตนของผู้ยื่น (4) ข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง เช่น ข้อความรับรองที่ต้องใช้ จำนวนชุด หรือภาษา

ขั้นตอนโดยทั่วไป — ผู้รับรองเปรียบเทียบต้นฉบับกับสำเนาทีละหน้า จากนั้นลงข้อความรับรอง ลงนาม ประทับตรา และลงวันที่ เอกสารหลายหน้าอาจถูกเย็บรวมและประทับตราเชื่อมหน้า หากหน่วยงานต่างประเทศต้องการรับรองชั้นต่อไป อาจต้องยื่นกรมการกงสุลและ/หรือสถานทูตของประเทศปลายทาง ไทยยื่นภาคยานุวัติอนุสัญญา Apostille เมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลกับไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ให้ตรวจขั้นตอนล่าสุดกับกรมการกงสุลก่อนยื่น

Certified True Copy ต่างจากการรับรองลายมือชื่ออย่างไร — Certified True Copy ใช้กับสำเนาของเอกสารที่มีอยู่แล้ว ส่วนการรับรองลายมือชื่อ (Attestation of Signature) ใช้เมื่อผู้ลงนามต้องลงนามต่อหน้าผู้รับรอง เช่น หนังสือมอบอำนาจหรือคำให้การ คำว่า Notarized Copy ในบางประเทศมีความหมายใกล้เคียงกัน แต่บางรัฐหรือประเทศไม่อนุญาตให้ Notary รับรองสำเนาเอกสารราชการบางประเภท จึงต้องดูข้อกำหนดของปลายทาง

ข้อควรระวัง — เอกสารราชการบางประเภท เช่น ทะเบียนราษฎร์หรือทรานสคริปต์ อาจมีช่องทางขอสำเนารับรองจากหน่วยงานผู้ออกโดยตรง และปลายทางบางแห่งต้องการช่องทางนั้นแทนการรับรองโดยทนายความ การรับรองไม่มีวันหมดอายุตามตัว แต่หน่วยงานผู้รับอาจกำหนดอายุของต้นฉบับหรือวันที่รับรองเอง

ค่าใช้จ่ายและระยะเวลา — ขึ้นกับจำนวนหน้า จำนวนชุด และการรับรองชั้นต่อไป เราไม่ระบุราคาบริษัทในบทความ ค่าธรรมเนียมของหน่วยงานรัฐหรือสถานทูตให้ตรวจจากประกาศของหน่วยงานนั้น

แหล่งอ้างอิง — สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ (ทะเบียนทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร) · กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (บริการรับรองนิติกรณ์เอกสาร: consular.mfa.go.th) · HCCH ตารางสถานะอนุสัญญา Apostille (hcch.net) — ตรวจทานล่าสุด 12 ตุลาคม 2569

ติดต่อสอบถาม — Thai Notary Law and Service Co., Ltd. (เลขทะเบียน 0405565001923) ให้บริการงานรับรองเอกสารโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) รับเรื่องจากลูกค้าทั่วประเทศและจัดส่งเอกสารไปต่างประเทศ ค่าบริการและระยะเวลาประเมินตามเอกสารจริง กรุณาสอบถามก่อนเริ่มงาน ติดต่อ: โทร 094-8958999 | LINE: @Thainotary | Email: contact@thainotary.co.th บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะกรณี และไม่รับประกันว่าหน่วยงานปลายทางจะยอมรับเอกสาร