รับรองสำเนาเอกสาร (Certified True Copy) คู่มือฉบับสมบูรณ์

การรับรองสำเนาเอกสาร (Certified True Copy) คืออะไร? — คือกระบวนการที่ทนายโนตารี (Notary Public / Notarial Services Attorney) เปรียบเทียบสำเนาเอกสารกับต้นฉบับ และลงนามรับรองว่าสำเนานั้นถูกต้องตรงกับต้นฉบับทุกประการ (Certified to be a true and correct copy of the original) เป็นหนึ่งในบริการ Notary ที่มีความต้องการสูงที่สุด เนื่องจากหลายหน่วยงานทั้งในและต่างประเทศต้องการเอกสารสำเนาที่ผ่านการรับรอง สำหรับการยื่นขอวีซ่า จดทะเบียนบริษัท เปิดบัญชีธนาคาร ยื่นเอกสารที่สถานทูต และอื่นๆ อีกมากมาย

เอกสารที่นิยมรับรองสำเนามากที่สุด 15 ประเภท — (1) หนังสือเดินทาง (Passport) — ต้องรับรองทุกหน้า หรือเฉพาะหน้าที่มีข้อมูลและตราประทับ (2) บัตรประจำตัวประชาชน — รับรองหน้า-หลัง (3) ทะเบียนบ้าน — รับรองหน้าที่มีข้อมูลผู้ยื่นเรื่อง (4) หนังสือรับรองบริษัท — รับรองทุกหน้า ออกล่าสุดไม่เกิน 3 เดือน (5) สูติบัตร (6) ทะเบียนสมรส/หย่า (7) ปริญญาบัตร (8) ทรานสคริปต์ (9) Bank Statement (10) ใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ (11) ใบรับรองแพทย์ (12) สัญญาต่างๆ (13) หนังสือบริคณห์สนธิ (14) บอจ.5 (รายชื่อผู้ถือหุ้น) (15) รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น

ขั้นตอนการรับรองสำเนาเอกสาร — ขั้นตอนที่ 1: เตรียมเอกสารต้นฉบับ — นำเอกสารตัวจริงมาเพื่อให้ทนายเปรียบเทียบกับสำเนา ขั้นตอนที่ 2: ถ่ายสำเนา — ถ่ายสำเนาเอกสารให้ชัดเจน ไม่เบลอ ไม่ตัดขอบ ขั้นตอนที่ 3: ทนายตรวจสอบ — ทนายเปรียบเทียบสำเนากับต้นฉบับอย่างละเอียด ขั้นตอนที่ 4: ลงนามรับรอง — ทนายลงนาม ประทับตรา พร้อมระบุวันที่และเลขที่ใบรับรอง ขั้นตอนที่ 5: แนบหนังสือรับรอง — ออกหนังสือรับรองประกอบ ระบุรายละเอียดเอกสารที่รับรอง

ค่าบริการรับรองสำเนาเอกสาร 2025 — รับรองสำเนาเอกสารทั่วไป 1,500 บาท/ชุด (1-3 แผ่น) รับรองสำเนาเอกสารบริษัท 2,000-3,000 บาท/ชุด รับรองสำเนา Passport ทุกหน้า 2,000-3,000 บาท/เล่ม รับรองสำเนา Bank Statement 1,500-2,000 บาท/ชุด กรณีรับรองหลายชุด มีส่วนลดพิเศษ 10-20% ค่ารับรองกงสุลเพิ่มเติม 2,500-5,000 บาท/ชุด ค่าบริการดำเนินการรับรองสถานทูตเพิ่มเติม 5,000-12,000 บาท/ชุด

ข้อแตกต่างระหว่าง Certified True Copy กับ Notarized Copy — หลายคนสับสนระหว่าง 2 คำนี้ Certified True Copy คือ สำเนาที่ทนายโนตารีรับรองว่าตรงกับต้นฉบับ โดยทนายต้องเห็นต้นฉบับจริง เปรียบเทียบกับสำเนา แล้วจึงรับรอง Notarized Copy คือ คำที่ใช้ในต่างประเทศ โดยเฉพาะสหรัฐอเมริกา มีความหมายเดียวกันกับ Certified True Copy แต่ในบางประเทศอาจมีความแตกต่างในรายละเอียด สำหรับประเทศไทย ทั้งสองคำถือว่าเป็นสิ่งเดียวกัน

กรณีพิเศษที่ต้องรับรอง Certified True Copy — (1) ยื่นขอวีซ่าสหรัฐอเมริกา — สถานทูตอเมริกาต้องการ Certified True Copy ของ Passport ทะเบียนบ้าน สูติบัตร (2) จดทะเบียนบริษัทในต่างประเทศ — ต้องรับรองเอกสารบริษัทไทยเพื่อส่งไปยังบริษัทแม่ (3) เปิดบัญชีธนาคารต่างประเทศ — ธนาคารต่างประเทศต้องการ Certified True Copy ของ Passport และ Proof of Address (4) ยื่นขอ PR ออสเตรเลีย — ต้องรับรองเอกสารทุกฉบับโดย Notary (5) คดีศาลระหว่างประเทศ — ต้องรับรองเอกสารหลักฐานทุกชิ้น

ข้อควรรู้ — (1) ต้องนำเอกสารต้นฉบับมาเสมอ — ทนายไม่สามารถรับรองสำเนาจากสำเนาได้ (2) สำเนาต้องชัดเจน — ไม่เบลอ ไม่ตัดขอบ ไม่มีรอยเปื้อน (3) กรณีเอกสารมีหลายหน้า — ทนายจะเย็บรวมและประทับตราทุกหน้า (4) เอกสารรับรองไม่มีวันหมดอายุ — แต่หน่วยงานบางแห่งกำหนดให้ใช้ไม่เกิน 3-6 เดือน (5) สามารถรับรองเอกสารภาษาอังกฤษและภาษาอื่นๆ ได้

ทำไมต้องรับรอง Certified True Copy กับ Thai Notary Law? — Thai Notary Law and Service Co., Ltd. (เลขทะเบียน 0405565001923) มีทีมทนายโนตารี 6 ท่านที่ได้รับใบอนุญาตจากสภาทนายความแห่งประเทศไทย ให้บริการครอบคลุม 50 เขตในกรุงเทพมหานคร 77 จังหวัดทั่วประเทศไทย และจัดส่งเอกสารไปยังกว่า 195 ประเทศทั่วโลก ติดต่อ: โทร 094-8958999 | LINE: @Thainotary | Email: contact@thainotary.co.th ด้วยประสบการณ์กว่า 15 ปี ดำเนินการรับรอง Certified True Copy มาแล้วมากกว่า 30,000 ชุด จัดทำตามรูปแบบที่หน่วยงานปลายทางกำหนด ไม่เคยมีเอกสารถูกปฏิเสธ พร้อมบริการ One-stop Service ตั้งแต่รับรอง Notary + กงสุล + สถานทูต